Soy fan de Miriam, ni chats pendientes ni emails pendientes en su inbox. No sé muy bien cómo lo consigue pero es la ninja de la productividad.
En los últimos meses me he puesto en serio a conseguir hacer que mi buzón de entrada sea más eficiente, esté más ordenado y esté a cero (lo que para mi significa tener menos de 100 emails que reponder).
He tenido épocas en las que tenía más de 1000 emails por leer. Sí, 1000. Imagínate el estrés y la ansiedad que eso me producía. De hecho es una sensación que no consigo sacarme de encima cuando ”refresco” mi bandeja de entrada y entran de golpe 100 emails a borbotones…
Y es que, ¿has analizado cuántas horas a la semana dedicas a leer, responder y escribir emails? ¡Madre mía! Lo mío no tiene arreglo. Es lo primero que hago a las 6 de la mañana cuando me levanto y lo que entorpece mi trabajo todos los días.
Al principio será caótico o te llevará varias horas (o días) dejar tu nuevo sistema organizado con estos trucos para mejorar tu inbox:
Asignar dos o tres horas de tu jornada a esta tarea.
Supón que marcas en tu agenda de 9 a 11 y de 16 a 17h para responder los emails. Serán tres horas al día dedicadas exclusivamente a hacerlo bien, eficiente y estando por la labor.
Ordenar los emails por importantes y/o urgentes.
Esta es otra forma de ser más eficaz. Ordena tu buzón de entrada según la urgencia o importancia de lo que estás recibiendo. Muchas veces estamos viciados a enviar emails sin importancia, preguntas o a dar prioridad a cosas que no la tienen haciendo que el trabajo se nos acumule y la ansiedad suba como la espuma porque al final del día sigues teniendo por hacer las tareas que realmente tenías que hacer.
Archivar (si borrar te parece too much).
Si quieres ver tu buzón de entrada niquelado y borrar te parece muy “risky”, archiva los emails en carpetas según los diferentes temas que estés tratando: por clientes, por campañas, por ventas, marketing, asignaturas… Así cuando busques siempre lo tendrás a mano. Es mejor así que no ir subiendo y bajando por tu bandeja de entrada sin encontrar nada.
Créate plantillas.
¿Haces casi siempre lo mismo? Hazte plantillas de respuesta / contacto etc. para ser más rápida y eficaz en tus respuestas. Copiar, pegar y ¡listos!
Date de baja
Si tu buzón de entrada es el cajón de sastre de mil y una suscripciones, utiliza Unroll.me para gestionar todas tus suscripciones y darte de baja en un pis pas de lo que ya no te interesa.
¿Eres una ninja de la productividad y tienes algún otro tip par compartir con las demás Barcelonettes? Te esperamos en los comentarios.
Lo que más odio es recibir emails de trabajo el find porque mi jefe o gente del trabajo no sabe desconectar